Guide de démarrage

Prérequis pour l'utilisation de la réservation avec Surfy

Surfy propose de digitaliser les plans des bâtiments pour faciliter globalement la gestion de l'environnement de travail.
Pour utiliser les fonctionnalités de réservation de Surfy, l'entreprise doit avoir une plateforme Surfy.

Si l'entreprise n'utilise pas encore Surfy, il est nécessaire de prendre contact avec nos équipes via notre page de contact.
Une plateforme dédiée vous sera attribuée, un bâtiment doit être digitalisé et les personnes créées.

Si les plans de l'entreprise sont déjà digitalisés dans Surfy, les fonctionnalités de réservation sont disponibles dès maintenant, après acceptation par l'entreprise de la licence de réservation auprès de Surfy (Nous contacter), et après configuration des quartiers d'affectation et affectation des collaborateurs aux quartiers d'affectation.

Fonctionnalités de réservation disponibles

Les fonctionnalités de réservation sont disponibles uniquement en Français.
Chaque collaborateur autorisé peut utiliser les fonctionnalités de réservation de Surfy pour :

• réserver un poste de travail
• indiquer que vous êtes en télétravail
• voir quels collègues ont réservé un poste de travail dans votre quartier
• rechercher un collègue et obtenir ses réservations sur la période de réservation à venir
• visualiser toutes les réservations sur un étage un jour donné

Configuration des paramètres de base de l'entreprise

La fenêtre de réservation est configurable par l'administrateur Surfy.

Pour configurer la fenêtre de réservation, depuis le menu de gauche,

• cliquer sur "Administration" puis "Entreprises" puis "Vue des entreprises en tuiles"
• cliquer sur l'icône "crayon" en bas de la fiche de l'entreprise pour "modifier l'entreprise XXX"
• définir le "nombre de jours du planning" permet d'établir le nombre de jours de la fenêtre glissante de réservation
• sauvegarder la modification
• cliquer sur le logo de l'entreprise en haut à gauche de l'écran, et rafraichir (F5).

Accès aux fonctionnalités de réservation

La réservation dans Surfy est accessible aux collaborateurs dans l'application via un navigateur, ou depuis Teams en ajoutant l'application "Surfy".

Pour accéder à Surfy par un navigateur, se rendre sur app.surfy.pro depuis Chrome, Egde, Firefox, Safari,... puis le collaborateur utilise son compte pour accéder aux fonctionnalités qui lui sont autorisées.

Pour ajouter l'application Surfy dans Teams, le collaborateur clique sur "Applications" et recherche "Surfy" pour l'ajouter à ses applications Teams. Une fois ajoutée dans Teams, l'application permet au collaborateur d'accéder aux fonctionnalités qui lui sont autorisées.

Les deux accès mènent aux mêmes fonctionnalités.
L'utilisation de Teams offre une expérience plus directe et plus adaptée à une utilisation des fonctionnalités de réservation sur smartphone.

Plus d'informations sur les fonctionnalités de réservation via l'application Surfy et pour utiliser Teams pour les fonctionnalités de réservation.

Sécurité de l'application & conformité pour les administrateurs IT

L'application est hébérgée chez Microsoft Azure France. Elle est conforme aux réglementations RGPD.

Retrouvez tous nos engagements sur la sécurité

Déploiement & adoption pour les administrateurs IT

Afin de pouvoir charger les images des utilisateurs, l'administrateur de l'entreprise doit donner son consentement. Les consentements demandés sont les suivants :

• profile
• email
• openid
• offline_access
• User.Read

Comment obtenir du support ?

Notre équipe reste disponible pour vous accompagner, merci de vous reporter à notre page de contact pour obtenir de l'aide.