L'accès à Surfy
Qui peut accéder à Surfy ?
On accède à la plateforme Surfy d'un entreprise en créant un compte sécurisé validé par l'entreprise. Les fonctionnalités accessibles sont déterminées par l'entreprise, en fonction des droits réservés à l'utilisateur. Le contenu visible est également déterminé par l'entreprise en fonction de l'utilisateur.
Le mode SaaS
Le SaaS, ou Sorfware as a Service, est un modèle de licence et de distribution utilisé pour fournir des applications logicielles sur Internet, comme un service. Les utilisateurs accèdent aux applications par un abonnement.
L'accès à Surfy se fait en mode SaaS. L'application et les données sont hébergées en France sur les serveurs de Microsoft Azure.
La sécurité des données
Pourquoi la sécurité des données est notre priorité
Créer un utilisateur
Demande de création de compte
Pour accéder à Surfy, l'entreprise doit être abonnée à la solution. Le futur utilisateur peut alors créer un compte Surfy, un compte Microsoft Office 365 ou un compte Google et demander la connexion à la plateforme de l'entreprise concernée. Si l'entreprise utilise l'accès sécurisé par un compte ENTREPRISE, le futur utilisateur peut directement accéder à la plateforme concernée en cliquant sur cette case.
Utilisateur de l'entreprise
L'administrateur Surfy de l'entreprise reçoit la demande de connexion du futur utilisateur.
Pour accepter le futur utilisateur, l'administrateur doit :
- dans le menu de gauche, cliquer sur "Administration" puis "Sécurité" et "Utilisateurs de l'entreprise" pour "Créer un utilisateur de l'entreprise".
- cliquer sur l'icône "crayon" face à "Utilisateur"
- taper l'adresse mail complète du futur utilisateur
- cliquer sur l'adresse mail du futur utilisateur pour la sélectionner
- valider la création.
Si aucune adresse mail n'apparait en tapant l'adresse complète et exacte du futur utilisateur, la demande de création de compte est incomplète ou doit être réitérée.
L'utilisateur de l'entreprise est créé, il reste à lui attribuer un rôle d'utilisateur, et éventuellement un rôle de contenu. Une fois ces rôles donnés, l'utilisateur peut accéder librement à la plateforme.
Attribuer un rôle d'utilisateur
Pour attribuer un rôle d'utilisateur à un utilisateur, dans le menu de gauche,
- cliquer sur "Administration" puis "Sécurité" et "Utilisateurs de l'entreprise" pour "Lister les utilisateurs de l'entreprise".
- cliquer sur l'icone "point rouge" en début de ligne de l'utilisateur concerné pour "modifier l'utilisateur de l'entreprise xxxx@xx"
- cliquer sur "CREER UN ROLE DE L'UTILISATEUR DE L'ENTREPRISE" puis sur l'icône crayon "Rôle"
La liste des rôles disponibles apparait
- choisir le rôle à attribuer puis "Valider la création"
Le rôle s'ajoute à la liste en bas de case. On peut cumuler plusieurs rôles pour un même utilisateur.
- cliquer sur "Administration" puis "Sécurité" et "Utilisateurs de l'entreprise" pour "Lister les utilisateurs de l'entreprise" afin de vérifier les rôles attribués à chacun.
Pour vérifier le bon paramétrage des accès d'un utilisateur, on peut utiliser un compte tiers, le configurer avec le paramétrage voulu puis accéder à la plateforme. Pour accéder aux deux comptes simultanément (admin et tiers), il est nécessaire d'utiliser deux navigateurs différents ou d'être en navigation privée.
Pour retirer un rôle à un utilisateur de l'entreprise,
- cocher la case en début de ligne du rôle à retirer
- cliquer sur la corbeille qui apparait
- confirmer la suppression
Retirer un utilisateur de l'entreprise
Pour retirer un utilisateur de l'entreprise, dans le menu de gauche,
- cliquer sur "Administration" puis "Sécurité" et "Utilisateurs de l'entreprise" pour "Lister les utilisateurs de l'entreprise".
- cocher la case en début de ligne de l'utilisateur à retirer
- cliquer sur la corbeille en haut de page
- confirmer la suppression
Dès qu'il est retiré,'utilisateur n'a plus accès à la plateforme Surfy de l'entreprise.
L'utilisateur retiré de son entreprise est toujours potentiellement réattribuable à la plateforme. Il suffit de suivre la même procédure de création d'utilisateur de l'entreprise, sans que l'utilisateur n'ait à redemander l'accès.
Attribuer un rôle de contenu
Le rôle de contenu permet de choisir les étages ou bâtiments qui seront visibles par l'utilisateur concerné.
Pour attribuer un rôle de contenu à un utilisateur de l'entreprise, dans le menu de gauche,
- cliquer sur "Administration" puis "Sécurité" et "Utilisateurs de l'entreprise" pour "Lister les utilisateurs de l'entreprise".
- cliquer sur l'icone "point rouge" en début de ligne de l'utilisateur concerné pour "modifier l'utilisateur de l'entreprise xxxx@xx"
- cliquer sur "CREER UN ROLE DE CONTENU DE L'UTILISATEUR DE L'ENTREPRISE" puis sur l'icône crayon "Rôle de contenu"
La liste des rôles de contenu disponibles apparait. Voir Créer un rôle de contenu
- choisir le rôle de contenu à attribuer à l'utilisateur puis "Valider la création".
Le rôle de contenu s'ajoute à la liste en bas de case. On peut cumuler plusieurs rôles de contenu pour un même utilisateur.
- cliquer sur "Administration" puis "Sécurité" et "Utilisateurs de l'entreprise" pour "Lister les utilisateurs de l'entreprise" afin de vérifier les rôles attribués à chacun.
Pour vérifier le bon paramétrage des accès d'un utilisateur, on peut utiliser un compte tiers, le configurer avec le paramétrage voulu puis accéder à la plateforme. Pour accéder aux deux comptes simultanément (admin et tiers), il est nécessaire d'utiliser deux navigateurs différents ou d'être en navigation privée.
Pour retirer un rôle de contenu à un utilisateur de l'entreprise,
- cocher la case en début de ligne du rôle de contenu à retirer
- cliquer sur la corbeille qui apparait
- confirmer la suppression
Retirer un utilisateur de l'entreprise
Pour retirer un utilisateur de l'entreprise, dans le menu de gauche,
- cliquer sur "Administration" puis "Sécurité" et "Utilisateurs de l'entreprise" pour "Lister les utilisateurs de l'entreprise".
- cocher la case en début de ligne de l'utilisateur à retirer
- cliquer sur la corbeille en haut de page
- confirmer la suppression
Créer un rôle de contenu
On peut créer des rôles de contenu composés d'étages ou de bâtiments.
Si on n'utilise que des rôles de contenu composés de bâtiments entiers, la création de rôle de contenu à l'étage n'est pas nécessaire. En revanche, si un rôle de contenu contient un ou plusieurs étages d'un bâtiment, les rôles de contenu contenant le bâtiment entier doivent inclure tous les étages du bâtiment et non le bâtiment entier.
Rôle de contenu au bâtiment
Pour créer un rôle de contenu attibuable aux utilisateurs, dans le menu de gauche,
- cliquer sur "Administration" puis "Sécurité" puis "Rôle de contenu" pour "créer un rôle de contenu".
- nommer le rôle de contenu à créer (exemple : Siège seul) et valider la création
- cliquer sur "Créer une association du rôle de contenu aux bâtiments"
- cliquer sur l'icône "Crayon" face à la ligne "Bâtiment" pour sélectionner un bâtiment entrant dans le rôle de contenu, et valider la création
Le bâtiment sélectionné s'ajoute aux éventuels bâtiments déjà associés au rôle de contenu, listés en bas de case.
- ajouter tous les bâtiments accessibles dans le rôle de contenu
Rôle de contenu à l'étage
Pour définir un rôle de contenu par étage, chaque étage concerné doit être inclus dans un rôle de contenu.
Pour cela, suivre la procédure de Rôle de contenu au bâtiment, et cliquer sur "Créer une association du rôle de contenu à l'étage" afin de choisir l'étage concerné, puis valider.
Pour visualiser le bâtiment complet, il faut alors intégrer tous les étages d'un bâtiment dans un rôle de contenu spécifique au bâtiment et l'attribuer à l'utilisateur, ou ajouter les rôles de contenu de chaque étage à l'utilisateur concerné.
L'authentification automatique
- cliquer sur "Administration" puis "Authentification" et "Créer une règle d'authentification".
- cliquer sur l'icône "Crayon" de la "connection d'authentification" afin de choisir le type de connexion (par OFFICE365, GOOGLE ou COMPTE SURFY)
- choisir le rôle à donner pour les utilisateurs à venir.
- choisir le rôle de contenu visible aux collaborateurs à venir.
- associer (ou non) le rôle de contenu lors de la connection par authentification.