Surfy pour les fonctions Support

Surfy est un outil stratégique pour les fonctions support, facilitant la gestion et l’organisation des ressources et des processus en entreprise.
Son utilisation offre plusieurs bénéfices en proposant des fonctionnalités innovantes pour optimiser la gestion des espaces de travail, améliorer la coordination des équipes et réduire les coûts.
Son intégration avec Microsoft Teams et ses fonctionnalités de réservation et de suivi offrent une grande flexibilité aux entreprises souhaitant maximiser l’efficacité de leur organisation interne.

✅ Gain de temps important grâce à l’automatisation et la centralisation des tâches.
✅ Réduction des erreurs et amélioration de la conformité aux processus internes.
✅ Meilleure collaboration entre les services via un partage efficace des informations.

Ressources Humaines (RH)

Gestion des espaces et des effectifs.

✅ Connexion possible au SIRH pour une mise à jour fluide des entrants, sortants, informations complémentaires, avec gestion des externes.
✅ Affectation des collaborateurs aux postes de travail : permet d’assigner des employés à des bureaux spécifiques pour optimiser l’organisation des équipes.
✅ Réservation et suivi des espaces : les occupants peuvent réserver des postes flex via Microsoft Teams, facilitant la gestion des présences et du télétravail.
✅ Suivi des affectations : consultation des réservations et gestion des déplacements internes pour une meilleure planification des ressources humaines.

Services Généraux & Administration

Optimisation des espaces de travail et des infrastructures

✅ Cartographie interactive des bâtiments : digitalisation des plans des locaux pour une gestion simplifiée des espaces et du mobilier.
✅ Gestion des affectations en temps réel : assignation des postes de travail et mise à jour des disponibilités selon les besoins de l’entreprise.
✅ Recherche rapide des espaces, du mobilier et des occupants : fonction de recherche avancée pour localiser les bureaux, salles de réunion, occupants ou équipements spécifiques.
✅ Inventaire détaillé et localisation des ressources et du mobilier.

Informatique (IT & Support technique)

Simplification de la gestion des outils et infrastructures

✅ Intégration avec Microsoft Teams : connexion fluide aux outils collaboratifs pour gérer les espaces et équipements de travail.
✅ Automatisation des réservations : réduction des demandes manuelles pour l’attribution des ressources IT (postes de travail, salles informatiques).
✅ Optimisation de l’assistance technique : localisation rapide des postes et équipements pour une meilleure gestion du support technique.

Finance & Comptabilité

Amélioration de la gestion budgétaire des espaces

✅ Optimisation des coûts d’infrastructure : suivi de l’occupation des bureaux pour ajuster les dépenses liées aux locaux.
✅ Rapports et analyses d’utilisation : meilleure visibilité sur l’utilisation des espaces pour une allocation budgétaire plus efficace.
✅ Réduction des espaces inutilisés : identification des zones sous-utilisées pour optimiser les baux et la gestion immobilière.

Juridique & Conformité

Sécurisation et gestion des accès

✅ Contrôle des accès aux espaces sensibles : assignation des postes et salles selon les niveaux d’autorisation.
✅ Archivage des affectations et réservations : suivi des historiques pour garantir la conformité aux réglementations internes.
✅ Gestion des règles de distanciation et de conformité : adaptation rapide des affectations en fonction des nouvelles normes (ex. post-COVID).

Sécurité

Plans d'évacuation, localisation des ELS et équipements de sécurité

Surfy met un accent particulier sur la santé et la sécurité des personnes en offrant des outils intégrés pour assurer une sécurité optimale et garantir la conformité réglementaire.

Principales fonctionnalités de sécurité proposées par Surfy :

✅ Plans d'évacuation digitaux conformes à la norme ISO 7010 : Ces plans assurent une communication claire lors des évacuations, incluant des itinéraires adaptés aux personnes à mobilité réduite.
✅ Localisation des équipements de secours : Surfy permet de localiser précisément les équipements de premier secours, tels que les extincteurs et les défibrillateurs, garantissant une réactivité optimale en cas d'urgence.
✅ Identification des Équipiers Locaux de Sécurité (ELS) : La plateforme facilite l'identification et la localisation des ELS, tels que les guides-file et serre-file, essentiels pour une évacuation efficace.
✅ Gestion des profils de sécurité : Surfy offre la possibilité de créer et d'attribuer des profils de sécurité aux collaborateurs, permettant une visualisation sur les plans et une gestion efficace des responsabilités en matière de sécurité.

En intégrant ces fonctionnalités, Surfy contribue activement à la protection des personnes et des biens au sein des environnements de travail, en assurant une gestion efficace des risques et une conformité aux réglementations en vigueur.