La réservation dans Surfy

Réserver depuis l'application Surfy

Pour réserver un poste de travail dans Surfy, le collaborateur doit avoir un accès à Surfy validant la réservation, et être affecté à un bâtiment, un étage ou un quartier pour pouvoir réserver dans ce bâtiment, étage ou quartier.

On peut réserver un poste de travail (ou déclarer un télétravail) à la demi-journée ou à la journée.

Pour cela, si le collaborateur a accès à d'autres fonctionnalités de Surfy (mode Lecteur par exemple) :

• cliquer sur l'icone "Gérer mon planning des prochaines semaines" en haut à gauche de l'écran, juste au dessus de la loupe de recherche, ou bien dans le menu de gauche cliquer sur "Planning", puis "Emplacement de travail des personnes", puis "Gérer mon planning des prochaines semaines".

Si le collaborateur n'a accès qu'aux fonctionnalités de réservation, il arrive directement sur la page "Gérer mon planning des prochaines semaines".

La suite de l'expérience utilisateur est identique à celle d'une utilisation via Teams :

Les dates des X prochains jours (X étant configurable dans la fiche de l'entreprise) s'affichent et permettent la réservation dans le quartier autorisé.

• cliquer sur l'icone en face de la date désirée, pour réserver en journée ou demi-journée
• pour déclarer un télétravail, cliquer sur "TELETRAVAIL" à la date voulue.
• pour réserver un poste de travail, cliquer sur "BUREAU"
• cliquer sur le quartier de réservation désiré

Le quartier autorisé à la réservation s'affiche.

• cliquer sur le poste de travail choisi pour la réservation

Les informations du poste de travail s'affichent sous le jour réservé. Cliquer sur la ligne de réservation donne accès à la position du poste de travail sur le plan et à l'affichage du nom et de la photo de la personne sur le poste réservé.

Les collègues ayant déjà réservé dans un quartier ce jour sont listés sous la case du quartier. Pour localiser l'emplacement de réservation d'un collègue sur le plan, cliquer sur sa ligne de réservation.
Le plan du quartier apparait, les postes disponibles à la réservation sont coloriés en vert.
Les postes de travail déjà réservés sont coloriés en orange sur le plan, avec le nom et la photo éventuelle du collègue ayant réservé.

• cliquer sur un poste disponible sur le plan établit la réservation à ce poste qui se colore en orange.
• cliquer sur une réservation déjà effectuée montre la position du poste réservé, colorié en bleu avec nom et photo éventuelle.
• cliquer sur la poubelle supprime cette réservation.

BON A SAVOIR

Cliquer sur l'icône "Partager la journée en matin/après-midi" supprime les réservations du jour et modifie le choix "journée" ou "matin / après-midi"

Depuis la page de réservation, il est également possible de :

• "voir toutes les réservations sur un plan" à une date donnée, sur un bâtiment et étage donné.
  Le plan de l'étage s'affiche, avec l'ensemble des réservations effectuées à la date demandée.
  

• "retrouver un collègue ou consulter son planning" en saisissant le nom du collègue dans le champ imparti.
  Les réservations du collègue sur la période à venir s'affichent.
  En cliquant sur l'intitulé du poste réservé, on accède à sa géolocalisation sur le plan.
  

Réserver depuis Teams

L'utilisation de Teams offre une expérience plus directe et plus adaptée à une utilisation des fonctionnalités de réservation sur smartphone.
Pour réserver avec Teams dans Surfy, voir le chapitre Réserver avec Teams dans Surfy