Créer une Affectation à un bâtiment
L'affectation au bâtiment permet de préselectionner les personnes en leur attribuant un bâtiment d'appartenance avant de leur attribuer une affectation plus précise, dans le cas d'une gestion multi sites par exemple. L'affectation au bâtiment peut être comptabilisée dans le nombre d'affectations du bâtiment, ou non.
Affecter une personne à un bâtiment
Pour affecter une personne à un bâtiment, depuis la page d'accueil,
- cliquer sur "Affectations", "Affectations au bâtiment", puis "Créer une affectation au bâtiment".
- rechercher la personne à affecter en cliquant sur le "crayon" de la "Personne"
- rechercher le bâtiment d'affectation en cliquant sur le "crayon" du "Bâtiment"
- comptabiliser l'affectation en cochant la case correspondante
- valider la création
La personne est affectée au bâtiment.
Depuis la page d'accueil et pour une mise à jour des informations des bâtiments, il est nécessaire de "recharger les données visibles" en cliquant sur l'icone en haut à droite de l'écran. Une fois les données recalculées, rafraichir par la flèche tournante en haut à gauche de l'écran, ou par F5 afin d'obtenir les bonnes informations sur la fiche du bâtiment.
Créer et affecter une personne au bâtiment
Si la personne à affecter au bâtiment n'est pas encore créée dans la base de données de Surfy, on peut la créer et l'affecter en un seul mouvement :
- cliquer sur "Affectations", "Affectations au bâtiment", puis "Créer une affectation au bâtiment".
- rechercher la personne à affecter en cliquant sur le "crayon" de la "Personne"
- si la personne n'existe pas dans Surfy, cliquer sur "créer et associer un personne"
- remplir les informations de création de personne et "valider la création" de la personne
- rechercher le bâtiment d'affectation en cliquant sur le "crayon" du "Bâtiment"
- comptabiliser l'affectation en cochant la case correspondante
- valider la création
La personne est créée et affectée au bâtiment.
Affecter des personnes au bâtiment par import Excel
- cliquer sur "Affectations", "Affectations au bâtiment", puis "Importer des affectations au bâtiment".
- composer le gabarit d'import en cliquant sur l'icone " Voir l'aide sur l'import de données pour les affectations au bâtiment" en haut à droite de l'écran
- remplir le fichier Excel d'import : identification personne, identification bâtiment.
- importer les colonnes nécessaires en copiant collant dans la case prévue à cet effet
- "Comparer" puis "Créer" les affectations au bâtiment listées.
Les affectations au bâtiment sont créées.