Modifier une Affectation à un espace
Déplacer l'affectation d'une personne
Si une personne est déjà affectée à un poste de travail ou à un espace :
L'affecter à un autre poste de travail ou espace ouvre une fenêtre listant toutes les affectations de la personne. Par défaut, seules les affectations sur le même bâtiment sont cochées pour la suppression. En cliquant sur "Supprimer les affectations sélectionnées", les affectations pré existantes sur le même bâtiment seront supprimées. Elles seront conservées en cliquant sur "Fermer". Les affectations non cochées restent inchangées mais peuvent être cochées pour être supprimées.
Utiliser la Matrice de transfert
La matrice de transfert permet de déménager une équipe d'un espace vers un autre espace, ou de postes de travail vers d'autres postes de travail sur l'ensemble des bâtiments digitalisés dans Surfy.
Créer la matrice de transfert
- sélectionner les espaces dans lesquelles sont actuellement les équipes à déménager
- la touche "shift" permet de sélectionner plusieurs espaces.
- les espaces sont cumulés à gauche de l'écran.
- sélectionner l'ensemble des espaces concernés,
- cliquer sur l'icône "créer une matrice de transfert dans Excel permettant de réaliser facilement les déplacements de mes collaborateurs".
- Ouvrir le fichier Excel téléchargé.
Compléter la matrice de transfert
Le fichier Excel comporte 2 onglets:
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L'onglet "affectations aux postes de travail" liste les personnes avec leur affectation actuelle : poste de travail, espace, étage et bâtiment, ainsi que les quatre colonnes vides de l'affectation d'arrivée : poste de travail, espace, étage et bâtiment.
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compléter les informations d'affectation au poste de travail d'arrivée
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enregistrer le fichier.
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L'onglet "affectations d'espace" liste les personnes avec leur affectation à l'espace actuelle : espace, étage et bâtiment, ainsi que les trois colonnes vides de l'affectation d'arrivée : espace, étage et bâtiment.
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compléter les informations d'affectation à l'espace d'arrivée
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enregistrer le fichier.
La matrice ne transfère pas d'affectation au poste de travail vers une affectation à l'espace et vice versa.
Les colonnes "Identifiant" ou "Id" ne doivent pas être modifiées ni supprimées. Elles sont déterminantes pour le bon déroulement du transfert. Les informations des personnes ne peuvent pas être modifiées dans cette matrice. Les seules informations à renseigner sont les colonnes de l'affectation d'arrivée.
Importer la matrice de transfert
Une fois complété, le fichier est importé suivant l'onglet qui est utilisé. Si les deux onglets ont été utilisés, les deux imports sont nécessaires.
Si l'onglet "Affectations aux postes de travail" a été utilisé,
- dans le menu de gauche, cliquer sur "affectations", "affectations aux postes de travail", puis "importer les Matrices de transfert des postes de travail".
- déplacer et glisser le fichier Excel dans la zone prévue.
- Surfy indique les modifications détectées à appliquer
- cocher tout ou partie des lignes proposées et mettre à jour.
- Les personnes ont été déplacées aux postes de travail correspondants.
Si l'onglet "Affectations d'espace" a été utilisé,
- dans le menu de gauche, cliquer sur "affectations", "affectations d'espace", puis "importer les Matrices de transfert des espaces".
- déplacer et glisser le fichier Excel dans la zone prévue.
- Surfy indique les modifications détectées à appliquer
- cocher tout ou partie des lignes proposées et mettre à jour.
- Les personnes ont été déplacées aux espaces correspondants.