Supprimer une Affectation à un espace

Suppression d'affectation individuelle

Pour supprimer l'affectation d'une personne à un espace,

• cliquer sur l'espace, la fiche de l'espace s'affiche à gauche du plan
• cliquer sur l'onglet "Affectations" afin d'afficher les affectations présentes dans l'espace
• cliquer sur l'icône "Poubelle" en face du nom de la personne XXX à désaffecter : "Supprimer l'affectation au espace XXX"
• confirmer la suppression L'affectation de la personne est supprimée

Bon à savoir

Supprimer l'affectation d'une personne ne supprime pas la personne. En revanche, supprimer une personne supprime toutes ses affectations !

Suppression par la liste filtrée des affectations :

Dans le menu Liste à gauche de l'écran,

• cliquer sur "Affectations", "Affectations d'espace" puis "Lister les affectations d'espace"
• filtrer la liste en fonction des critères voulus: bâtiment, étage, espace, ... par les deux premières icônes en haut à droite de l'écran : Sélectionner les propriétés" et "Filtrer les affectations"
• Une fois la liste filtrée, on peut cocher chaque affectation à supprimer au début de chaque ligne, puis "supprimer les affectations d'espace sélectionnées" par l'icône "poubelle" en haut de page.

Suppression d'affectation en masse par fichier Excel

On peut supprimer en masse des affectations en changeant les personnes affectées pour les remplacer par une personne créée pour être ensuite supprimée :

• créer une personne dont le nom et le prénom sont "SUPPRIMER"
• sortir le fichier Excel des affectations à supprimer
• remplacer le nom, prénom et identifiant des personnes affectées par le nom, le prénom et l'identifiant de la personne "SUPPRIMER"
• importer le fichier des affectations
• supprimer la personne "SUPPRIMER"

La personne étant supprimée, toutes ses affectations sont supprimées.

Création du fichier Excel

On peut créer le fichier Excel comportant les affectations à supprimer de différentes manières :

• En générant le fichier "Rapport des personnes affectées dans le bâtiment XXX" :

  • depuis la page d'accueil, cliquer sur l'icône au bout de la bande de couleur du bâtiment XXX
  • cliquer sur "Tableau de bord pour le bâtiment XXX"
  • cliquer sur l'icône de la ligne "Rapport des personnes affectées dans le bâtiment XXX"
  • le fichier est téléchargé, l'onglet "Affectations d'espace" contient les informations à modifier

• En générant la liste filtrée des affectations à supprimer :

  • dans le menu Liste à gauche de l'écran, cliquer sur "Affectations", "Affectations d'espace" puis "Lister les affectations d'espace"
  • filtrer la liste en fonction des critères voulus: bâtiment, étage, espace, ... par les deux premières icônes en haut à droite de l'écran
  • générer le fichier Excel de la liste obtenue, en cliquant sur l'icône "Télécharger en Excel les affectations d'espace" en haut à droite de l'écran
  • le fichier est téléchargé et contient les affectations aux espaces de la liste filtrée.

Traitement des informations dans le fichier Excel

Dans le fichier Excel, à chaque ligne d'affectation à supprimer, remplacer le nom prénom et identifiant des personnes affectées par le nom prénom et identifiant de la personne "SUPPRIMER"

Une fois le fichier modifié, il reste à l'importer dans Surfy puis à supprimer la personne "SUPPRIMER"

Importation du fichier Excel modifié

Sélectionner les colonnes de l'identifiant de l'affectation et de l'identifiant de la personne "SUPPRIMER" en deux colonnes contigües. Un copier-coller dans un nouvel onglet peut être nécessaire afin d'avoir des colonnes contigües.

Dans le menu Liste à gauche de l'écran,

• cliquer sur "Affectations", "Affectations d'espace" puis "importer des affectations d'espace"
• coller les colonnes contigües dans la case centrale
• cliquer sur "Comparer", Surfy propose les modifications à apporter
• cliquer sur "Créer tout", ou cocher les cases désirées et cliquer sur "Créer"
• les affectations à supprimer ont pour personne affectée "SUPPRIMER"
• supprimer la personne "SUPPRIMER" pour supprimer toutes ses affectations.