Créer une Affectation à un espace
Les affectations aux espaces correspondent à des affectations libres dans un espace défini. On peut retrouver l'emplacement de l'espace occupé par la personne ou connaitre la personne affectée à l'espace choisi en faisant une recherche sur la personne ou sur l'espace.
L'affectation à un espace se fait toujours à partir de l'espace, auquel on peut affecter une ou plusieurs personnes.
Affecter une personne à un espace
Pour affecter une personne à un espace,
- cliquer sur l'espace à affecter
- dans la fiche de l'espace à gauche, cliquer sur "Affecter une personne"
- cliquer sur la personne dans la liste proposée
- la personne est affectée à l'espace.
- Si la personne est déjà affectée par ailleurs, une fenêtre permet de choisir les affectations à supprimer.
La liste des personnes affectées à un espace ou aux postes de travail de cet espace est disponible en cliquant dans l'espace concerné puis dans l'onglet "Affectations" de la fiche de l'espace.
On peut afficher le nom des personnes affectées aux espaces en cliquant sur l'icone "Gérer les textes d'affichage des espaces" au dessus du plan et en sélectionnant les informations à afficher.
Créer et affecter une personne à un espace
Si la personne à affecter n'est pas encore créée dans la base de données de Surfy, on peut la créer et l'affecter en un seul mouvement :
- cliquer sur l'espace à affecter
- dans la fiche d'espace à gauche, cliquer sur "Affecter une personne"
- rechercher la personne
- si la personne n'existe pas dans Surfy, cliquer sur "créer et associer une personne"
- compléter la fiche de la personne
- valider la création de la personne
- la personne est créée et affectée à l'espace.
Affecter des personnes aux espaces par import Excel
On peut affecter des personnes en masse en important le fichier Excel correspondant. Ce fichier doit être composé au minimum :
- de l'identifiant de la personne à affecter
- de l'identifiant de l'espace de l'affectation
- des bons en-têtes sur les colonnes à importer.
Les nouvelles affectations créées par importation viennent s'ajouter aux affectations déjà présentes, sans proposition de suppression de ces affectations. Il faut donc veiller à supprimer toutes les affectations obsolètes avant d'importer le fichier. Les affectations à conserver nécessitent de renseigner dans l'import l'"Identifiant de l'affectation" afin de ne pas créer un doublon d'affectation